Controllingkonzept (Budgetcontrolling) für die Untergliederung 30

Geschäftszahl: BMBF-14.300/0007-Präs.5/2015
SachbearbeiterIn: MinR Franz Friedrich
Abteilung: Präs.5
franz.friedrich@bmbf.gv.at
T +43 1 53120-4611
F +43 1 53120-814611

Rundschreiben Nr. 1/2016

Sachgebiet: Budget- und Rechnungswesen
Inhalt: Grundsätze, Organisation und Durchführung des Budgetcontrolling für den Bereich der Untergliederung 30
Geltung: Unbefristet

An alle LSR/SSR für Wien

Gemäß § 66 Abs. 1 BHG 2013 ist zur Erreichung der Ziele der Haushaltsführung, der Einhaltung des jeweiligen Bundesfinanzrahmengesetzes und des Bundesvoranschlages ein Budgetcontrolling einzurichten und durchzuführen, welches die Steuerung der Mittelverwendungen unterstützt. 

Ziele und Aufgaben des Controlling, seine Organisation und Durchführung, sowie das dazugehörige Berichtswesen werden durch die Controllingverordnung 2013, BGBl. II Nr. 500/2012 näher geregelt. Gemäß § 9 der Controllingverordnung 2013 hat jedes Haushaltsleitende Organ für seinen Wirkungsbereich ein Konzept für das Budgetcontrolling zu erstellen und die Umsetzung anzuordnen.

Infolge der mit 1. Dezember 2015 in Kraft getretenen neuen Geschäftseinteilung der Zentralleitung des Bundesministeriums für Bildung und Frauen war das mit BMBF-Rundschreiben Nr. 24/2014 in Geltung gesetzte Controllingkonzept zu aktualisieren. 

Mit dem vorliegenden Rundschreiben wird nun dieses aktualisierte Konzept für das Budgetcontrolling für die Untergliederung 30 im Sinne des § 9 Controllingverordnung 2013 in Geltung gesetzt. Die aus dem Konzept ersichtlichen Grundsätze und Regelungen für die Organisation und Durchführung des Budgetcontrolling sind integrierender Bestandteil der Haushaltsführung an allen Dienststellen des Bildungsressorts. 

Mit dem aktualisierten Controllingkonzept werden die bisherigen Gepflogenheiten bzw. wird die im jährlichen BMBF-Rundschreiben Nr. 2 verfügte Durchführung des Budgetcontrolling fortgeschrieben. Die Änderungen gegenüber dem bisher geltenden Controllingkonzept vom September 2014 betreffen insbesondere Aktualisierungen der Adressaten etwaiger Controllingberichte (vgl. z.B. die Punkte 5.2.5.1, 5.2.5.2, 5.2.5.3 sowie 6.2.4 des Controllingkonzeptes), sowie Adaptierungen der Übersichten über Verantwortungen und Zuständigkeiten für das Budgetcontrolling (Anhänge B und C zum Controllingkonzept) in Bezug auf die Zentralleitung des Bildungsressorts. 

Zusammenfassend gilt daher weiterhin: 

1. Controllingverständnis 

Allgemein versteht das Bundesministerium für Bildung und Frauen unter Controlling eine Führungs- und Managementaufgabe, die eine systematische, faktenbasierte sowie ziel- und ergebnisorientierte Steuerung der Organisation anstrebt. Durch ein diesen Grundsätzen entsprechendes aktives Steuern soll den einzelnen Führungsebenen Unterstützung bei ihren Entscheidungen geboten und ermöglicht werden, die Ergebnisse der getroffenen Entscheidungen in die Arbeitsprozesse einfließen zu lassen.

In Konsequenz dieses Controllingverständnisses ist die Wahrnehmung des Budgetcontrolling für die Untergliederung 30 allerdings nicht bloß auf die Organe der Haushaltsführung beschränkt, sondern bedingt die Einbeziehung der Führungskräfte bzw. Handelnden auf allen Planungs- und Steuerungsebenen des Ressorts; sowohl an der Zentralleitung, als auch an den ihr nachgeordneten Dienststellen.

In Belangen des Budgetcontrolling wird dabei von einem erweiterten Verständnis des Begriffes „Führungskraft“ ausgegangen. Er umfasst nicht nur Organe bzw. Personen, welchen in organisatorischer Hinsicht Leitungsfunktionen zukommen, sondern auch Organe bzw. Personen, denen vorübergehend projektbezogen Führungsaufgaben übertragen sind. Am Budgetcontrolling Beteiligte nach diesem Verständnis sind neben den Organen der  Haushaltsführung daher alle anordnenden Organe, alle sonstigen mit der Bewirtschaftung budgetärer Ressourcen befassten Organe sowie alle mit der Planung und Durchführung von Vorhaben befassten Organe des Bildungsressorts (siehe dazu Punkt 3.2 des Controllingkonzepts).

2. Controllingverantwortliche

Wenngleich die Aufgaben des Budgetcontrolling von den Führungskräften bzw. Handelnden auf allen Steuerungsebenen des Bildungsressorts wahrzunehmen sind, bleibt die Verantwortung für die Durchführung des Budgetcontrolling in prozessualer Hinsicht den Leiterinnen oder Leitern der sachlich zuständigen Organisationseinheiten der Zentralleitung bzw. den Leiterinnen und Leitern der ihr nachgeordneten Dienststellen übertragen (siehe dazu Punkt 4 des Controllingkonzepts). Eine Übersicht über diese Verantwortungen und Zuständigkeiten bietet insbesondere der Anhang B zum Controllingkonzept. 

3. Controllingberichte 

Wesentliches Instrument des Budgetcontrolling im Bildungsressort sind Controllingberichte. Zeichnen sich im Budgetvollzug beispielsweise für Investitionen oder den Sachaufwand Abweichungen von den Planungswerten (Soll-Werten, siehe dazu Punkt 2.6.4 des Controllingkonzepts) ab und muss befürchtet werden, dass mit den zur Verfügung stehenden Budgetmitteln bis zum Ende des Finanzjahres nicht das Auslangen gefunden werden kann, sind für die betroffene Gebarung die beim Punkt 6.2.2 des Controllingkonzepts angeführten Aufgaben wahrzunehmen und ist ein Controllingbericht zu erstatten.  

Form und Inhalt solcher Controllingberichte, ihre Einreichung und Adressaten sind im Abschnitt 5.2 des Controllingkonzepts näher beschrieben. Mündliche oder schriftliche Mitteilungen, welche sich in der bloßen Feststellung der Abweichung bzw. Nichteinhaltung von Soll-Werten (Planungswerten) erschöpfen oder Mitteilungen, die lediglich Anträge auf zur Verfügungstellung zusätzlicher Budgetmittel zum Gegenstand haben, stellen ausdrücklich keine Controllingberichte im Sinne des Controllingkonzepts dar. 

4. Laufende Controllingmeldungen 

Laufende Controllingmeldungen sind lediglich für die Gebarung betreffend das Bundespersonal, die Gebarung der Transfers betreffend die Landeslehrerinnen und Landeslehrer sowie die Gebarung der Lehrbeauftragungen an den Pädagogischen Hochschulen vorgesehen (siehe dazu die Punkte 5.2.6 und 6.2.1 bzw. 6.2.4 des Controllingkonzepts).  

5. Hinweis zum Außerkrafttreten von Bestimmungen 

Dieses Rundschreiben ersetzt das Rundschreiben Nr. 24/2014, GZ 14.300/0008-B/2/2014 vom 9. Oktober 2014, welches außer Kraft tritt.

Wien, 7. Jänner 2016

Die Bundesministerin:
Gabriele Heinisch-Hosek 

Geändert am: 11.01.2016

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