Die Bundesbeschaffung – Vorgangsweise zur Bedarfserhebung

Auf Grund des hohen Grades der Schulautonomie sind die einzelnen Bundesschulen bei der Erfassung und Deckung ihres Bedarfes eigenverantwortlich tätig. Diese Entscheidungsfreiheit führt dazu, dass es keinen gesamthaften Überblick über die vorgesehenen Beschaffungsvorgänge gibt. 

Ein kleines Beispiel soll das Problem darstellen: 

Wenn von rd. 500 Bundesschulen nur bei jeder zehnten Schule der Ankauf eines neuen Faxgerätes vorgesehen ist, dann ergibt das bereits die stattliche Anzahl von 50 Geräten. Die Universität Wien hat rd. 200 Institute, bei gleichem prozentuellen Bedarf erhöht sich die Zahl der Geräte auf 70 Stück.
Das ist jedenfalls ein Auftragsvolumen, bei dem ein entsprechender Preisnachlass zu erwarten ist. Für jede einzelne Schule und jedes einzelne Institut ist der Fax-Ankauf nur eine Kleinigkeit, über alle Bundesdienststellen betrachtet (Polizeiwachzimmer, Finanzämter, Bezirksgerichte usw.), ergibt sich ein beachtliches Beschaffungs- und auch Einsparungsvolumen.

Ein einheitlicher Gerätepark ermöglicht aber auch eine entsprechende Katalogausschreibung für Verbrauchsmaterial wie etwa Toner-Patronen. Diese können dann direkt vom Lieferanten zu entsprechenden Sonderkonditionen abgerufen werden.

Wie lässt sich das Problem der Bedarfsbündelung sinnvoll bewältigen?

  • In einer ersten Bedarfserhebung sollten die einzelnen beschaffenden Stellen die für das nächste Jahr vorgesehenen Anschaffungen bekannt geben.
    In diesem Erhebungsstadium sollte etwa die Anzahl der Faxgeräte und die dafür beabsichtigten Aufwändungen bekannt gegeben werden.
     
  • Bei einer Universität könnte die Meldung lauten: 
    Bedarf rd. 35 Faxgeräte mit Normalpapier und auf Basis eines Kopiergerätes (also kein Fax mit Tinten-Patrone).
    Vorgesehenes Budget 10.500,-- Euro 

  • Die konsolidierten Einzelmeldungen werden dann der Bundesbeschaffung GesmbH.(kurz: BBG) übermittelt, die die Bedarfsmeldungen aller Ministerien zusammenfasst. 

  • Danach erstellt die BBG ein Leistungsverzeichnis, allenfalls auch mit einer bestimmten Anzahl von alternativen Leistungsbildern. 

    Type A: Faxgerät Gruppe G3, Normalpapier, Kopierwerk, Kurzwahlverzeichnis, Möglichkeit zum zeitversetzten Senden, Schätzpreis 300,-- Euro inkl. MWSt.

    Type B: Faxgerät Gruppe G3, Normalpapier, Tintenstrahlerdruckwerk, Schätzpreis 150,-- Euro inkl. MWSt. 
  • Dieses Leistungsverzeichnis wird an alle beschaffenden Stellen weitergeleitet. Diese können dann feststellen, ob sie ihre ursprüngliche Bedarfsanmeldung aufrecht erhalten und den definitiven Bedarf angeben.

  • Die BBG schreibt den festgestellten Gesamtbedarf als Mindestliefermenge aus, führt das Vergabeverfahren durch und erteilt den Zuschlag.

  • Nach Zuschlagserteilung erhalten die beschaffenden Stellen die Zuschlagsinformation und können das Gerät beim Auftragnehmer direkt abrufen, die Lieferung erfolgt an die Schule und die Bezahlung des Kaufpreises durch die Schule.

  • Bei Wiederkehrenden Beschaffungsvorgängen verzichtet die BBG auf eine gesonderte Bedarfserhebung und leitet den Gesamtbedarf des Bundes aus den Abrufen der Vergangenheit ab. Durch diese Vorgangsweise kann der Aufwand für die Kunden der BBG reduziert werden.

Geändert am: 30.09.2015

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